TRANSFORMASI PERALATAN KANTOR KONVENSIONAL KE DIGITAL DALAM UPAYA MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA KANTOR

Abstract

D

Digitalization of the office has driven significant transformations in business administration by shifting various activities from manual systems to digital tools such as computers, cloud storage, and online communication and collaboration applications. These changes accelerate work processes, simplify administrative procedures, improve document accuracy, and reduce costs and repetitive tasks through automation. The purpose of this study is to understand how the transformation from conventional office equipment to digital systems can improve work efficiency. This study uses a qualitative descriptive approach, drawing on scientific literature published between 2020 and 2025, to examine the benefits, barriers, and impact of digitalization on work efficiency. The findings indicate that digitalization improves efficiency through faster data processing, fewer errors, and the ability of employees to focus time on strategic tasks. Productivity also increases because workflows become more streamlined and responsive. Furthermore, real-time collaboration allows simultaneous document access, faster information exchange, and more efficient decision-making, thus supporting cross-unit coordination. However, successful digitalization still requires support for digital literacy, ongoing training, and adequate infrastructure. Overall, digital technology integration is a crucial strategy for improving organizational effectiveness and competitiveness in the modern era.

Digitalisasi perkantoran telah mendorong transformasi signifikan dalam administrasi bisnis dengan mengalihkan berbagai aktivitas dari sistem manual menuju perangkat digital seperti komputer, penyimpanan cloud, dan aplikasi komunikasi serta kolaborasi daring. Perubahan ini mempercepat proses kerja, menyederhanakan prosedur administratif, meningkatkan akurasi dokumen, serta mengurangi biaya dan tugas berulang melalui otomatisasi. Tujuan penelitian ini untuk memahami bagaimana transformasi dari alat kantor konvensional menuju sistem digital dapat meningkatkan efisiensi kerja. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif berdasarkan literatur ilmiah terbitan 2020–2025 untuk menelaah manfaat, hambatan, dan pengaruh digitalisasi terhadap efisiensi kerja. Temuan menunjukkan bahwa digitalisasi meningkatkan efisiensi melalui pemrosesan data yang lebih cepat, minimnya kesalahan, serta kemampuan pegawai untuk memfokuskan waktu pada tugas strategis. Produktivitas juga meningkat karena alur kerja menjadi lebih ringkas dan responsif. Selain itu, kolaborasi real-time memungkinkan akses dokumen secara simultan, pertukaran informasi yang lebih cepat, dan pengambilan keputusan yang lebih efisien, sehingga mendukung koordinasi lintas unit. Meskipun demikian, keberhasilan digitalisasi tetap memerlukan dukungan literasi digital, pelatihan berkelanjutan, serta infrastruktur yang memadai. Secara keseluruhan, integrasi teknologi digital menjadi strategi penting untuk meningkatkan efektivitas dan daya saing organisasi di era modern.