ANALISIS FAKTOR PENDUKUNG DAN PENGHAMBAT TATA KELOLA TI DALAM KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS XYZ

Abstract

University libraries are required to adapt to the development of information technology, including the management of membership data. At University XYZ, the integration process between the library system (OpenBiblio) and the academic system (SALAM) has been operational since 2020; however, it has not been fully optimized, particularly for postgraduate students. This study aims to identify factors that support and hinder information technology governance in the integration of membership data, and to formulate strategic steps to strengthen library membership services. Using a qualitative case study approach, data were collected through interviews and observations of the PTIPD unit and the library's IT department. The results showed that policy support for digitization, communication between parties, and data injection routines were the main driving factors. On the other hand, limited human resources, lack of standard procedures, and weak coordination are significant obstacles. This research presents a cross-unit collaborative approach as a response to these problems, including the establishment of cross-unit work teams, periodic coordination forums, and the preparation of shared performance indicators (collaborative KPIs). This research confirms that effective IT governance is not only determined by technical aspects, but also by the quality of coordination and synergy between units in the organization..

Perpustakaan perguruan tinggi dituntut untuk mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi, termasuk dalam pengelolaan data keanggotaan. Di Universitas XYZ, proses integrasi antara sistem perpustakaan (OpenBiblio) dengan sistem akademik (SALAM) telah berjalan sejak 2020, namun belum sepenuhnya optimal, khususnya untuk mahasiswa pascasarjana. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mendukung dan menghambat tata kelola teknologi informasi dalam proses integrasi data keanggotaan, serta merumuskan langkah strategis untuk memperkuat layanan keanggotaan perpustakaan. Dengan pendekatan kualitatif studi kasus, data diperoleh melalui wawancara dan observasi terhadap unit PTIPD dan unit TI perpustakaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dukungan kebijakan digitalisasi, komunikasi antarpihak, serta rutinitas injeksi data merupakan faktor pendorong utama. Sebaliknya, keterbatasan sumber daya manusia, belum adanya standar prosedur, serta lemahnya koordinasi menjadi hambatan yang cukup signifikan. Penelitian ini menyajikan pendekatan kolaboratif lintas unit sebagai respons terhadap permasalahan tersebut, antara lain melalui pembentukan tim kerja lintas unit, forum koordinasi berkala, serta penyusunan indikator kinerja bersama (KPI kolaboratif). Dari penelitian ini menegaskan bahwa tata kelola TI yang efektif tidak hanya ditentukan oleh aspek teknis, tetapi juga oleh kualitas koordinasi dan sinergi antar unit dalam organisasi